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| Liebe Frau Sibler,
woran müssen Sie auf jeden Fall denken, wenn Sie einen geschäftlichen Brief oder eine E-Mail verfassen? DIN-gerechte Gestaltung, klar. Die gesetzlichen Pflichtangaben, selbstverständlich. Und für die abschließende Rechtschreibkorrektur sollte auch Zeit sein. Aber das Allerwichtigste, woran Sie denken müssen, ist: der Leser!
Fünf Tipps für Geschäftsbriefe mit Leseorientierung
Leserfreundliche Korrespondenz ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit oder der positiven Außenwirkung Ihres Unternehmens. Sie ersparen sich damit auch unnötige Arbeit. Wenn dem Leser unklar ist, was Sie von ihm wollen, landet die Rückfrage wieder bei Ihnen und kostet Sie erneut wertvolle Zeit. Also machen Sie es ihm so leicht wie möglich, Ihre Botschaft zu empfangen! Diese fünf Tipps helfen dabei:
- Überlegen Sie sich vor dem Schreiben, was Sie sagen und erreichen wollen. Das klingt wie eine Binsenweisheit, aber diese Grundregel für erfolgreiche Korrespondenz wird oft genug gebrochen. Es geht ja vermeintlich schneller, wenn man einfach drauflosschreibt. Schlauer ist: Inhalt vorab stichpunktartig festlegen, sinnvoll gliedern – und erst dann in die Tasten hauen!
- Servieren Sie dem Empfänger leicht verdauliche Häppchen, indem Sie Ihren Text nachvollziehbar strukturieren. Mit Absätzen, Nummerierungen und Aufzählungen gestalten Sie das Schreiben übersichtlich. So kann der Leser einzelne Infos schnell erfassen. Für Absätze gilt die Grundregel: ein Gedanke, ein Absatz.
- Achten Sie auf kurze und leicht verständliche Formulierungen. Schreiben Sie kurze Sätze von 10 bis 20 Wörtern, und verwenden Sie maximal viersilbige Wörter. Wenn sich Bandwurmwörter mal nicht vermeiden lassen, bändigen Sie sie mit Bindestrichen. Füllwörter wie „eigentlich“, „wohl“ oder „sicherlich“ lassen Sie ganz weg.
- Verwenden Sie Fremd- und Fachwörter nur, wenn sie wirklich notwendig sind. Müssen Sie davon ausgehen, dass der Empfänger sie nicht kennt, erläutern Sie die Begriffe.
- Hervorhebungen sind ein nützliches Mittel, um den Blick des Lesers auf wichtige Aussagen zu lenken. Werden es zu viele, sorgen sie eher für Verwirrung. Setzen Sie daher Fettungen, Unterstreichungen und Kursivschrift mit Bedacht ein, und verwenden Sie möglichst nur eine Schriftart.
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| Noch mehr Korrespondenzwissen auf sekretaria.de
In Zeiten der digitalen Hochgeschwindigkeitskommunikation geraten Leserorientierung und grundlegende Höflichkeitsregeln der Korrespondenz leider oft aus dem Blick. Haben Sie sich auch schon über unbedacht formulierte E-Mails geärgert? Auf sekretaria.de lesen Sie, wie Sie angemessen reagieren – und beim Versenden selbst alles richtig machen.
Apropos unbedachte Formulierungen: Wissen Sie, warum die Aussage „das macht Sinn“ im Deutschen keinen Sinn ergibt? Falsch verwendete Ausdrücke und Begriffe wie diese begegnen Ihnen täglich. Vermeiden Sie diese Fallen. Ein sorgfältiger Umgang mit Sprache zeichnet Sie als Korrespondenzprofi aus.
Leserführung im Praxistraining mit Sylke Schröder
Auf dem Deutschen Assistentinnen-Tag lenkt Sylke Schröder Ihren Blick auf Anfang und Schluss Ihrer Geschäftsbriefe Mit dem ersten Satz Aufmerksamkeit wecken, mit den letzten Worten Ihre Botschaft gekonnt unterstreichen und so den Leser sanft zu Ihrem Ziel führen – im Workshop werden Sie diese Fähigkeit intensiv trainieren. Pfiffige Einstiege und galante Ausstiege zaubern Sie in Zukunft ganz einfach aus dem Ärmel!
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Zauberei ist übrigens auch ein Stichwort im Abendprogramm des Deutschen Assistentinnen-Tags. „Media-Magier“ Andreas Axmann bringt Ihnen das Kongressthema Digitalisierung auf ganz besondere, spielerische Art nahe – in einem Show-Vortrag mit eindrucksvollen Spezialeffekten. Entdecken Sie überraschende Einsatzmöglichkeiten mobiler Apps und werden Sie Zeuge, wie digital und real zu einer neuen Wirklichkeit verschmelzen! Die Chancen der Digitalisierung – selten haben Sie sie so klar vor Augen.
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| Diese E-Mail wurde an die Adresse angelika.sibler@heinemann-elektro.de versendet.
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